Vilkår

1. Aftalen

1.1 Vilkårene gælder mellem Docentra ApS, CVR-nr. 46853539, Marselisborg Allé 3B, 4. tv., 8000 Aarhus C ("Docentra" eller "vi") og den virksomhed, der bruger Docentra ("Kunden" eller "I").

1.2 Den, der opretter en virksomhed i Docentra eller accepterer vilkårene under Indstillinger, accepterer dem på Kundens vegne og bekræfter at være bemyndiget til at forpligte Kunden.

1.3 Aftalen består af disse vilkår, databehandleraftalen og den ordre eller det tilbud, vi eventuelt har aftalt med jer. Om pris og løbetid har ordren eller tilbuddet forrang for vilkårene. Om personoplysninger har databehandleraftalen forrang for dem begge.

1.4 Vi tilbyder kun Docentra til virksomheder. Forbrugerbeskyttelsesreglerne gælder ikke.

2. Tjenesten

2.1 Docentra-tjenesten ("Tjenesten") læser de leverandørdokumenter, I sender til os eller henter ind fra et forbundet system, fx fakturaer, kreditnotaer, kontoudtog og aftaler. Den holder fakturaerne op mod det, I har aftalt, og viser jer, hvad den finder.

2.2 Vi udvikler hele tiden Tjenesten og kan ændre den. Forringer en ændring væsentligt det, I betaler for, giver vi jer mindst en måneds varsel. I kan så opsige aftalen, så den ophører, inden ændringen træder i kraft, og få tilbagebetalt det, I har forudbetalt for tiden efter ophøret.

3. Brugere og adgang

3.1 I bestemmer, hvem i jeres virksomhed der bruger Tjenesten. I er ansvarlige for det, de gør i Tjenesten, og for alt, hvad jeres adgangsnøgler bliver brugt til.

3.2 I skal holde loginoplysninger og adgangsnøgler fortrolige og straks give os besked, hvis I får mistanke om misbrug.

4. Tilladt brug

4.1 I må ikke:

• bruge Tjenesten ulovligt eller til dokumenter, I ikke har ret til at dele med os;
• forsøge at få adgang til andre kunders data eller omgå sikkerhedsforanstaltninger eller begrænsninger;
• kopiere eller dekompilere Tjenesten, foretage reverse engineering af den eller forsøge at udlede, hvordan den virker, medmindre ufravigelig lovgivning tillader det;
• bruge Tjenesten automatiseret på anden måde end med de adgangsnøgler og grænseflader, vi stiller til rådighed;
• bruge Tjenesten eller dens resultater til at udvikle eller træne et konkurrerende produkt; eller
• gøre Tjenesten tilgængelig for nogen uden for jeres virksomhed.

4.2 Vi kan spærre jeres adgang for at standse en alvorlig overtrædelse af vilkårene eller håndtere en sikkerhedsrisiko. Så vidt muligt giver vi jer besked først, og vi åbner for adgangen igen, så snart årsagen er faldet bort.

5. Jeres data

5.1 De dokumenter og data, I giver os, tilhører jer. Det samme gælder de resultater, Tjenesten frembringer ud fra dem.

5.2 Vi behandler dem kun for at levere Tjenesten, holde den sikker, yde support og finde og rette fejl i den, som beskrevet i databehandleraftalen. Vi bruger dem ikke til at træne AI-modeller.

5.3 Vi kan bruge statistik, der hverken identificerer jer eller nogen enkeltperson, til at drive og udvikle Tjenesten.

5.4 I kan når som helst eksportere jeres data under Indstillinger › Eksport.

6. Fund og jeres beslutninger

6.1 Fund, beløb, udkast og svar i Tjenesten genereres delvis automatisk, bl.a. med AI. De kan være forkerte eller ufuldstændige, og de er ikke juridisk, skattemæssig eller regnskabsmæssig rådgivning.

6.2 I skal kontrollere hvert fund, før I handler ud fra det, fx før I beder en leverandør om en kreditnota eller holder en betaling tilbage. Vi kontakter ikke jeres leverandører for jer, og vi garanterer ikke, at I får penge tilbage.

7. Forbundne systemer

Når I forbinder jeres regnskabssystem eller et andet system til Docentra, gælder udbyderens vilkår mellem jer og udbyderen. Vi er ikke ansvarlige for, at systemet er tilgængeligt, og en forbindelse kan holde op med at virke, hvis udbyderen ændrer adgangen til det.

8. Pris og betaling

8.1 Pris, fakturering og løbetid er som aftalt med jer. Priserne er i DKK ekskl. moms, medmindre andet er aftalt.

8.2 Fakturaer forfalder 14 dage efter fakturadatoen. Betaler I for sent, kan vi kræve morarenter efter renteloven og efter en skriftlig rykker spærre adgangen, indtil fakturaen er betalt. Vi beholder jeres data i mellemtiden.

8.3 Prisændringer varsler vi med mindst en måneds varsel. I kan opsige aftalen, så den ophører, inden ændringen træder i kraft, og få tilbagebetalt det, I har forudbetalt for tiden efter ophøret.

8.4 En gratis prøveperiode løber så længe, som vi aftaler, og begge parter kan afslutte den når som helst. Kommer der ikke en betalt aftale i forlængelse af den, ophører aftalen sammen med prøveperioden.

9. Drift og support

Vi arbejder for, at Tjenesten altid er tilgængelig, men vi garanterer ikke uafbrudt drift. Så vidt muligt planlægger vi vedligeholdelse uden for almindelig arbejdstid. Vi yder support på mail på danske arbejdsdage, på dansk eller engelsk.

10. Ansvar

10.1 Ingen af parterne er ansvarlig for indirekte tab, fx tabt fortjeneste, tabte besparelser eller beløb, som I ikke får tilbage fra leverandører.

10.2 I enhver periode på 12 måneder er vores samlede ansvar begrænset til det beløb, I har betalt for Tjenesten i de 12 måneder før den hændelse, der forårsagede tabet. Under en gratis prøveperiode har vi intet ansvar.

10.3 Begrænsningerne gælder ikke for tab, der er forvoldt med forsæt eller ved grov uagtsomhed, eller når loven ikke tillader, at ansvaret begrænses.

11. Fortrolighed

Parterne skal hemmeligholde hinandens fortrolige oplysninger, både mens aftalen løber og efter dens ophør. Det omfatter jeres data og de dele af Tjenestens virkemåde, som ikke er offentlige. Pligten gælder ikke oplysninger, som er offentligt tilgængelige, som modtageren allerede kendte, eller som modtageren har pligt til at videregive efter loven.

12. Immaterielle rettigheder

Vi ejer Tjenesten, herunder dens software og metoder. I må frit bruge Tjenestens resultater i jeres virksomhed. Giver I os feedback, må vi bruge den uden nogen forpligtelse over for jer.

13. Løbetid og ophør

13.1 Aftalen gælder fra jeres accept, til den ophører. Har vi ikke aftalt en fast løbetid, kan begge parter opsige aftalen med en måneds varsel til udgangen af en kalendermåned.

13.2 Begge parter kan ophæve aftalen med øjeblikkelig virkning, hvis den anden part misligholder den væsentligt og ikke har afhjulpet misligholdelsen senest 14 dage efter et skriftligt påkrav.

13.3 Når aftalen er ophørt, har I 30 dage til at eksportere jeres data. Derefter sletter vi dem som beskrevet i databehandleraftalen.

14. Ændringer af vilkårene

Vi kan ændre vilkårene. Ændringer til ugunst for jer varsler vi med mindst en måneds varsel på mail og i Tjenesten. I kan så opsige aftalen, så den ophører, inden ændringerne træder i kraft, og få tilbagebetalt det, I har forudbetalt for tiden efter ophøret. Andre ændringer gælder fra offentliggørelsen. Vi gemmer tidligere versioner og sender dem, hvis I beder om det.

15. Øvrige bestemmelser

15.1 Vi sender meddelelser på mail til jeres brugere med rollen Ejer i Tjenesten. I kan skrive til os på hello@docentra.app.

15.2 Ingen af parterne er ansvarlig for forsinkelse eller manglende opfyldelse, der skyldes forhold uden for partens rimelige kontrol.

15.3 Vi kan overdrage aftalen til et selskab, der overtager vores virksomhed. Gør vi det, giver vi jer besked. I kan kun overdrage aftalen med vores samtykke.

15.4 Er en bestemmelse ugyldig, gælder resten af aftalen fortsat.

16. Lovvalg og tvister

Aftalen er underlagt dansk ret. Tvister afgøres ved de danske domstole med Retten i Aarhus som første instans. Den danske og den engelske version har samme gyldighed. Er der uoverensstemmelser mellem dem, har den danske version forrang.