Privatlivspolitik

1. Hvem vi er

Docentra ApS, CVR-nr. 46853539, Marselisborg Allé 3B, 4. tv., 8000 Aarhus C, er dataansvarlig. Har du spørgsmål til noget i politikken, så skriv til privacy@docentra.app.

2. Hvad vi behandler og hvorfor

Når du besøger vores hjemmeside. Vi og vores hostingudbydere behandler tekniske oplysninger som din IP-adresse og browser, så vi kan vise dig siden og holde den sikker. Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at drive en sikker hjemmeside (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Accepterer du cookies til statistik, registrerer vi også, hvordan du bruger siden, og vi optager dit besøg. Læs mere i vores cookiepolitik. Behandlingsgrundlaget her er dit samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a).

Produktnyheder. Tilmelder du dig vores nyheder, gemmer vi din mailadresse og sender dig en kort mail, når noget vigtigt ændrer sig. Behandlingsgrundlaget er dit samtykke. Du kan altid afmelde dig gratis ved at svare på en af mailene. Så sletter vi din adresse.

Når du beder om en demo. Vi gemmer dit navn, din arbejdsmail, din virksomhed, din rolle, virksomhedens størrelse og din besked. Oplysningerne bruger vi til at aftale og holde demoen. Du vælger et tidspunkt i en kalender fra Calendly, som står for bookingen for os. De cookies, Calendly sætter, er omfattet af Calendlys egen cookiepolitik. Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at svare på din henvendelse. Vi sletter din anmodning efter 24 måneder, medmindre du bliver kunde.

Kunder og deres brugere. Når din virksomhed bruger Docentra, behandler vi dit navn, din mailadresse, din rolle og din virksomhed. Vi bruger oplysningerne til at give dig adgang, levere Docentra og kontakte dig om tjenesten. Over for den virksomhed, vi har en aftale med, er behandlingsgrundlaget aftalen (artikel 6, stk. 1, litra b). For virksomhedens brugere er det vores legitime interesse i at levere den tjeneste, virksomheden har bestilt. Vi gemmer oplysningerne, så længe du har en konto. Sletter du din konto, står dit navn stadig ved dine handlinger i virksomhedens aktivitetslog. Loggen er virksomhedens data. Når nogen accepterer vores vilkår på vegne af en virksomhed, gemmer vi, hvem der accepterede og hvornår. Det gemmer vi, så længe der kan rejses krav efter aftalen. Faktureringsoplysninger gemmer vi i fem år, som bogføringsloven kræver (artikel 6, stk. 1, litra c).

Sikkerhed og misbrug. For at beskytte Docentra og vores kunder logger vi, når nogen logger ind, og hvilken IP-adresse og browser hver session er startet fra. Vi tæller også, hvordan hver virksomhed bruger Docentra, fx forespørgsler, spørgsmål og eksporter. Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at holde Docentra sikker. Vi sletter oplysningerne om en session, når den udløber, og optællingerne efter 24 måneder.

Statistik i produktet. Accepterer du cookies til statistik i Docentra, registrerer vi, hvordan du bruger Docentra, og hvilke fejl der opstår. Vi optager også sessioner, hvor al tekst og alt, hvad du indtaster, er skjult. Statistikken er knyttet til din konto. Behandlingsgrundlaget er dit samtykke. Vi tæller desuden, hvilke funktioner du bruger. Til det bruger vi kun din kontos id, og vi gemmer intet på din enhed. Behandlingsgrundlaget for det er vores legitime interesse i at gøre Docentra bedre. Vi sletter optagelser efter 30 dage og anden statistik senest efter 24 måneder. Sletter du din konto, fjerner vi dit navn og din mailadresse fra statistikken.

Oplysninger i virksomheders dokumenter. Leverandørfakturaer, aftaler og mails, som en virksomhed sender til Docentra, nævner ofte personer, fx kontaktpersoner hos leverandører. De oplysninger behandler vi på virksomhedens vegne som dens databehandler. Vil du vide, hvilke oplysninger der behandles om dig, så kontakt virksomheden.

Offentliggjorte domme. Vi gemmer kopier af domme i civile erhvervssager, som de danske domstole offentliggør i Domsdatabasen. Vi gemmer dem, som domstolene har offentliggjort dem, dvs. med navnene erstattet. Vi forsøger ikke at identificere nogen i dem. Vi udelader vidneforklaringer, og vi sletter en dom, hvis domstolene trækker den tilbage. Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at forstå, hvordan domstolene fortolker de regler, der gælder for vores kunders aftaler.

Du har ikke pligt til at give os personoplysninger. Men uden dit navn og din arbejdsmail kan vi ikke give dig en konto eller aftale en demo med dig.

3. Hvem modtager dine oplysninger

Vi bruger udbydere af hosting, netværk, mail og videomøder, alarmer, analyse, AI- og søgetjenester og en bookingkalender. De behandler personoplysninger på vores vegne, efter vores instruks og under databehandleraftaler. Vores revisor og vores bogføringssystem modtager faktureringsoplysninger. Vi videregiver kun oplysninger til myndigheder, når loven kræver det.

4. Overførsel til lande uden for EU og EØS

Nogle af vores udbydere har hjemsted i USA. Vi overfører oplysninger til dem på grundlag af EU-U.S. Data Privacy Framework eller Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Skriv til os, hvis du vil have en kopi af garantierne.

5. Dine rettigheder

Du har ret til at:

• få indsigt i de personoplysninger, vi har om dig
• få dem rettet eller slettet
• få behandlingen af dem begrænset
• få dem udleveret i et maskinlæsbart format
• gøre indsigelse mod behandling, der bygger på vores legitime interesser
• når som helst trække dit samtykke tilbage. Det påvirker ikke den behandling, der er sket, før du trak det tilbage.

Vi træffer ikke afgørelser om dig, der udelukkende er baseret på automatisk behandling.

Skriv til privacy@docentra.app, hvis du vil bruge dine rettigheder. Du kan også klage til Datatilsynet på datatilsynet.dk.

6. Ændringer

Vi opdaterer politikken, når vi ændrer den måde, vi behandler personoplysninger på. Datoen øverst viser, hvilken version der gælder.