Forbind Business Central
Du logger ind med din Microsoft-arbejdskonto og godkender Docentra. Så læser Docentra jeres bogførte leverandørfakturaer med bilag og kan se, hvad der er betalt.
Hvem gør det: Dig, på et par minutter. I mange organisationer skal jeres it-administrator først godkende Docentra én gang.
Før du går i gang
- En Microsoft-arbejdskonto med en Business Central-licens. Kontoen skal kunne se kreditorer og bogførte købsfakturaer, for Docentra kan kun se det samme som kontoen.
- Microsofts skærmbilleder er vist på engelsk her. Bruger du Microsoft på dansk, står der det samme på dansk.
Trin for trin
Vælg Business Central i Docentra
Åbn Indstillinger › Regnskabssystem i Docentra, og vælg Forbind ud for Business Central.
Log ind med Microsoft
Vælg den arbejdskonto, du bruger til Business Central.
Godkend Docentra
Vælg Accept.
Skriver Microsoft i stedet “Need admin approval” eller “Approval required”, så se vejledningen nedenfor.
Vælg regnskabet
Har I flere regnskaber i Business Central, spørger Docentra, hvilket der skal læses. Microsofts demovirksomhed står ofte på listen, så vælg jeres eget regnskab.
Docentra begynder at læse
Du er tilbage i Docentra. Herefter læser Docentra de leverandørfakturaer, I bogfører, og synkroniserer automatisk hver sjette time. Fakturaer, der er bogført, før I forbandt systemet, læses kun, hvis I beder Docentra om det, fx for også at tjekke det seneste år.
Hvis jeres it-administrator skal godkende Docentra
I mange organisationer kan kun en administrator godkende nye apps. Så skriver Microsoft “Need admin approval” eller “Approval required”, og ved “Approval required” kan du bede om godkendelse. Send denne side til jeres it-administrator.
Docentra beder om adgang til Business Central som den person, der forbinder og om at beholde adgangen, så den også virker, når ingen er logget ind. Andet beder Docentra ikke om.
Hvis nogen har bedt om godkendelse
Har den, der forbinder, valgt Request approval, ligger anmodningen i Microsoft Entra admin center (entra.microsoft.com) under Enterprise apps › Admin consent requests › My Pending. Åbn og godkend den.
Ellers: giv samtykke for hele organisationen
Når nogen har prøvet at forbinde, står Docentra under Enterprise apps › All applications. Åbn Docentra, gå til Security › Permissions, og vælg Grant admin consent. Det kræver en af rollerne Cloud Application Administrator, Application Administrator eller Privileged Role Administrator.
En Global Administrator kan også selv vælge Forbind i Docentra, sætte hak i “Consent on behalf of your organization” og derefter vælge Accept.
Forbind igen
Når Docentra er godkendt, vælger den, der forbinder, Forbind i Docentra igen. Microsoft beder ikke længere om en administrator.
Hvad adgangen giver lov til
Microsoft giver ikke apps ren læseadgang til Business Central, så godkendelsen omfatter både læse- og skriveadgang. Docentra ser kun det samme som den person, der forbandt regnskabet, og beder altid om en skrivebeskyttet session.
Docentra læser kun og opretter, ændrer eller sletter aldrig noget i jeres system.
Sådan fjerner I adgangen
I Docentra: Vælg Afbryd forbindelsen under Indstillinger › Regnskabssystem. Bogførte posteringer fjernes fra Docentra, men allerede indlæste fakturaer bliver liggende.
Hos Microsoft: Den, der forbandt systemet, kan fjerne Docentra i Mine apps-portalen (myapplications.microsoft.com). Åbn “…”-menuen ved Docentra, og vælg Administrer dit program › Tilbagekald tilladelser. En it-administrator kan slette Docentra i Microsoft Entra admin center under Enterprise apps › Docentra › Properties › Delete.
Docentra holder også op med at læse, hvis den person, der forbandt systemet, forlader organisationen.
Hvis noget går galt
- Microsoft skriver “Need admin approval” eller “Approval required”
- I jeres organisation er det kun en administrator, der kan godkende nye apps. Se “Hvis jeres it-administrator skal godkende Docentra” ovenfor.
- Microsoft skriver, at kontoen ikke kan logge ind i Docentra
- Brug din arbejdskonto. Personlige Microsoft-konti og gæster fra andre organisationer kan ikke forbinde.
- “Forbindelsen blev annulleret”
- Du annullerede eller lukkede siden, før du var færdig. Vælg Forbind igen.
- “Et andet regnskabssystem er forbundet”
- Docentra læser kun ét regnskabssystem pr. virksomhed. Afbryd forbindelsen til det andet system, og forbind så dette.
- “Business Central giver ikke længere Docentra adgang”
- Adgangen er fjernet i Business Central, eller den, der forbandt systemet, kan ikke længere logge ind. Vælg Forbind igen.