Gå til indhold
Alle vejledninger

Forbind SAP S/4HANA

Jeres SAP-administrator opretter en bruger til Docentra med læseadgang til leverandørfakturaer, leverandører og betalinger. Bagefter indtaster du oplysningerne i Docentra.

Hvem gør det: Jeres SAP-administrator, på cirka en halv time. Bagefter dig, på et minut.

Trin for trin

  1. Send denne side til jeres SAP-administrator

    Vejledningen til administratoren findes under “Til jeres SAP-administrator” herunder – både for Cloud og Private Cloud/on-premise.

  2. Indtast oplysningerne i Docentra

    Når du har adressen, brugernavnet og adgangskoden: Åbn Indstillinger › Regnskabssystem i Docentra, vælg Forbind ud for SAP S/4HANA, indtast dem, og vælg Forbind. Tilføj firmakoden, hvis jeres SAP har flere selskaber.

  3. Docentra begynder at læse

    Herefter læser Docentra de leverandørfakturaer, I bogfører, og synkroniserer automatisk hver sjette time. Fakturaer, der er bogført, før I forbandt systemet, læses kun, hvis I beder Docentra om det, fx for også at tjekke det seneste år.

Til jeres SAP-administrator

Docentra tjekker, at virksomheden betaler leverandørerne det aftalte. Docentra læser bogførte leverandørfakturaer, leverandørnavne, momsnumre, betalinger og vedhæftede bilag og sender kun læseforespørgsler: for én firmakode, for de seneste 24 måneder og cirka hver sjette time.

Cloud Public Edition: Følg de første fire trin. Private Cloud Edition og on-premise: Følg de sidste tre. App-navnene står på engelsk, som i SAP.

  1. Cloud: opret en kommunikationsbruger

    Åbn Maintain Communication Users, og vælg New. Indtast brugernavnet DOCENTRA, vælg Propose Password, og vælg Create. Gem adgangskoden. Brugeren låses efter tre mislykkede loginforsøg.

  2. Cloud: opret et kommunikationssystem

    Åbn Communication Systems, vælg New, og opret et system med navnet DOCENTRA. Under Technical Data sætter du hak i Inbound Only. Under Users for Inbound Communication tilføjer du brugeren DOCENTRA med User Name and Password.

  3. Cloud: opret tre kommunikationsaftaler

    Opret en kommunikationsaftale for hvert af de tre scenarier: SAP_COM_0057 (leverandørfakturaer og bilag, påkrævet), SAP_COM_0008 (leverandørnavne og momsnumre, påkrævet) og SAP_COM_0303 (betalinger; uden den ser Docentra ikke, hvad der er betalt). Vælg New i Communication Arrangements for hvert scenarie, vælg systemet DOCENTRA og den indgående bruger DOCENTRA, og gem.

    I kommunikationsaftalen for SAP_COM_0008 sætter du de udgående tjenester til inaktive, for Docentra modtager intet fra SAP. Scenarierne er faste pakker, så 0057 og 0008 rummer også tjenester til at oprette og ændre, men Docentra bruger kun læseoperationerne.

  4. Cloud: send oplysningerne

    Send tre ting til den, der forbinder Docentra: den service-URL, der står under Inbound Services i kommunikationsaftalen for SAP_COM_0057 (den begynder med https://my…-api.s4hana…), brugernavnet og firmakoden. Send adgangskoden for sig.

  5. Private Cloud og on-premise: aktivér tjenesterne

    Åbn Activate and Maintain Services (/IWFND/MAINT_SERVICE), og vælg Add Service. Angiv systemalias LOCAL, og vælg Get Services. Tilføj API_SUPPLIERINVOICE_PROCESS_SRV og API_BUSINESS_PARTNER (påkrævet), API_OPLACCTGDOCITEMCUBE_SRV (betalingsstatus) og API_CV_ATTACHMENT_SRV (fakturabilag).

  6. Private Cloud og on-premise: opret en teknisk bruger og dens rolle

    Opret en bruger af typen System, fx DOCENTRA, med en adgangskode i produktionsklienten. Giv brugeren en rolle i PFCG med startautorisation til de fire tjenester. Under Menu › Authorization Default tilføjer du “SAP Gateway Business Suite Enablement - Service” og “SAP Gateway: Service Groups Metadata” med hver servicegruppes navn, præcis som /IWFND/MAINT_SERVICE viser det (ofte med et Z foran).

    Giv kun visningsadgang (aktivitet 03), begrænset til jeres firmakode, til leverandørfakturaer, regnskabsbilag for kontotype K, leverandørstamdata og vedhæftninger til leverandørfakturaer. Giv ingen autorisation til at oprette, ændre eller bogføre. Kør en autorisationssporing efter det første forsøg på at forbinde, og tjek rollen.

  7. Private Cloud og on-premise: gør tjenesterne tilgængelige

    Docentra skal kunne nå de fire tjenester fra internettet over https med et offentligt betroet certifikat. Åbn kun for GET og kun for stierne under /sap/opu/odata/sap/ til de fire tjenester. Adressen skal acceptere brugernavn og adgangskode og må ikke sende videre til en single sign-on-side.

    Send adressen (fx https://s4.nordlys.dk, med ?sap-client=100, hvis brugeren ikke ligger i standardklienten), brugernavnet og firmakoden til den, der forbinder Docentra. Send adgangskoden separat.

Hvad adgangen giver lov til

Brugeren kan kun det, rollen eller kommunikationsaftalerne tillader. I cloud-udgaven rummer kommunikationsaftalerne også tjenester til at oprette og ændre, men dem bruger Docentra aldrig.

Docentra læser kun og opretter, ændrer eller sletter aldrig noget i jeres system.

Sådan fjerner I adgangen

I Docentra: Vælg Afbryd forbindelsen under Indstillinger › Regnskabssystem. Bogførte posteringer fjernes fra Docentra, men allerede indlæste fakturaer bliver liggende.

I SAP: Lås den bruger, der er oprettet til Docentra (i cloud-udgaven under Maintain Communication Users), eller slet kommunikationsaftalerne.

Hvis noget går galt

“SAP accepterede ikke brugernavn og adgangskode”
Tjek dem, og tjek, at brugeren ikke er låst i SAP. En kommunikationsbruger i cloud-udgaven låses efter tre mislykkede loginforsøg.
“Brugeren kan ikke læse leverandørfakturaer i SAP”
Bed jeres SAP-administrator om at give brugeren adgang til tjenesten for leverandørfakturaer (i cloud-udgaven: en kommunikationsaftale for SAP_COM_0057). Er det på plads, så tjek adressen.
“Brugeren kan ikke læse leverandører i SAP”
Bed jeres SAP-administrator om at give brugeren adgang til tjenesten for forretningspartnere (i cloud-udgaven: en kommunikationsaftale for SAP_COM_0008).
“Docentra kan ikke nå den adresse” eller “Systemet svarede ikke”
Adressen skal kunne nås fra internettet over https og have et gyldigt certifikat. Tjek adressen og portnummeret med den, der sendte dem. Tjek også, at serveren lukker Docentra ind.
“Et andet regnskabssystem er forbundet”
Docentra læser kun ét regnskabssystem pr. virksomhed. Afbryd forbindelsen til det andet system, og forbind så dette.