Forbind Billy
Du opretter en adgangsnøgle i Billy og indsætter den i Docentra. Så læser Docentra jeres bogførte leverandørfakturaer med bilag og kan se, hvad der er betalt.
Hvem gør det: Dig, på cirka tre minutter. Billy er nu en del af Shine, så der kan stå Shine i stedet for Billy.
Før du går i gang
- Du skal være ejer eller admin i Billy. En begrænset admin kan ikke oprette adgangsnøgler.
- Har du flere virksomheder i Billy, så skift først til den rigtige øverst til venstre. En adgangsnøgle hører til én virksomhed.
Trin for trin
Åbn adgangsnøglerne
Åbn Indstillinger i Billy (tandhjulet i menuen til venstre), vælg Virksomhed øverst og derefter fanen Adgangsnøgler. Vælg Opret adgangsnøgle.
Opret en nøgle, der hedder Docentra
Kald nøglen Docentra, og vælg Opret.
Kopiér nøglen
Vælg Kopier til udklipsholder, så hele nøglen kopieres.
Indsæt nøglen i Docentra
Åbn Indstillinger › Regnskabssystem i Docentra, vælg Forbind ud for Billy, indsæt nøglen, og vælg Forbind.
Docentra begynder at læse
Herefter læser Docentra de leverandørfakturaer, I bogfører, og synkroniserer automatisk hver sjette time. Fakturaer, der er bogført, før I forbandt systemet, læses kun, hvis I beder Docentra om det, fx for også at tjekke det seneste år.
Hvad adgangen giver lov til
En adgangsnøgle i Billy kan ikke begrænses til læseadgang. Nøglen udløber ikke og giver kun adgang til den virksomhed, den er oprettet i.
Docentra læser kun og opretter, ændrer eller sletter aldrig noget i jeres system.
Sådan fjerner I adgangen
I Docentra: Vælg Afbryd forbindelsen under Indstillinger › Regnskabssystem. Bogførte posteringer fjernes fra Docentra, men allerede indlæste fakturaer bliver liggende.
I Billy: Åbn Indstillinger › Virksomhed › Adgangsnøgler, og slet nøglen Docentra i “…”-menuen for enden af rækken. Så kan Docentra ikke længere læse noget.
Hvis noget går galt
- “Systemet accepterede ikke oplysningerne”
- Kun en del af nøglen blev kopieret, eller nøglen er slettet i Billy. Opret en ny nøgle, og brug Kopier til udklipsholder.
- Docentra læser den forkerte virksomhed
- Nøglen er oprettet i en anden virksomhed. Afbryd forbindelsen, skift virksomhed i Billy, og opret en ny nøgle dér.
- “Et andet regnskabssystem er forbundet”
- Docentra læser kun ét regnskabssystem pr. virksomhed. Afbryd forbindelsen til det andet system, og forbind så dette.
- “Billy giver ikke længere Docentra adgang”
- Adgangen er fjernet i Billy, eller den, der forbandt systemet, kan ikke længere logge ind. Vælg Forbind igen.